Najprv to najdôležitejšie
Tento článok je všeobecný návod pre malé podniky, nie právne poradenstvo. Ak máte otázky ku svojmu konkrétnemu prípadu, opýtajte sa svojho účtovníka alebo odborníka na ochranu údajov. Úrad na ochranu osobných údajov SR zverejňuje bezplatné usmernenia aj pre malé podniky.
Žiadajte len to, čo potrebujete
Je to zásada minimalizácie údajov: zbierajte len údaje nevyhnutné na to, čo budete robiť. Pre vernostnú kartu zvyčajne stačí meno a e-mail alebo telefón na identifikáciu zákazníka a obnovenie karty. Narodeniny len ak budete posielať blahoželania, a ako nepovinný údaj. Pýtať si rodné číslo, adresu či celý dátum narodenia za kávu zadarmo je priveľa.
Dve rôzne povolenia
Tu sa robí najčastejšia chyba. Sú to dve rôzne veci a treba ich držať oddelene:
- Používať údaje pre kartu: pečiatky, odmeny, upozornenia o jeho vlastnom programe. Zákazníka treba pred registráciou informovať jasnými zásadami ochrany súkromia.
- Posielať mu ponuky a reklamu: na to treba samostatný súhlas, políčko, ktoré zákazník označí sám a ktoré nie je predvyplnené. Ak ho neoznačí, kartu mať môže, ale neposielajte mu akcie.
Je dôležité, aby zákazník mohol mať kartu bez súhlasu s reklamou: podmieňovať jedno druhým sa nepozerá dobre.
Informujte jasne
Pri registrácii musí zákazník vedieť, kto zodpovedá za jeho údaje (váš podnik), na čo sa používajú, ako dlho sa uchovávajú a ako uplatniť svoje práva. Bežný je krátky text vo formulári s odkazom na úplné zásady.
Ich práva
Vaši zákazníci vás môžu kedykoľvek požiadať, aby ste im ukázali, opravili alebo vymazali ich údaje, alebo namietať proti ich použitiu na reklamu. Musíte odpovedať do jedného mesiaca. S digitálnou kartou je to v praxi jednoduché: nájdete zákazníka a opravíte alebo vymažete jeho profil.
Ako dlho ich uchovávať
Kým zákazník kartu používa, uchovávanie dáva zmysel. Ak sa niekto dlho neukázal, je rozumné stanoviť lehotu a jeho údaje vymazať alebo anonymizovať. Rozhodnite o lehote a uveďte ju v zásadách ochrany súkromia.
Ak používate externú platformu
Keď údaje vašich zákazníkov uchováva za vás iná firma, pôsobí ako sprostredkovateľ a potrebujete zmluvu, ktorá to upravuje. Skontrolujte aj, kde sa údaje uchovávajú a aké bezpečnostné opatrenia sú zavedené.
Vo Fidelizando sa meno, e-mail a telefón vašich zákazníkov ukladajú do databázy šifrované, registrácia vyžaduje prijatie zásad ochrany súkromia a samostatne povolenie na prijímanie ponúk. Zákazníkov môžete exportovať, kedykoľvek chcete. Vysvetľujeme to v našich zásadách ochrany súkromia.
Rýchly kontrolný zoznam
- Žiadajte len meno a jeden kontakt; ostatné nepovinné.
- Samostatné, neoznačené políčko na ponuky.
- Zásady ochrany súkromia viditeľné pred registráciou.
- Odpovedajte na žiadosti zákazníkov do mesiaca.
- Stanovte lehotu na vymazanie zákazníkov, ktorí sa nevracajú.
- Zmluva s platformou, ktorá údaje uchováva.
Časté otázky
Môžem posielať ponuky všetkým, ktorí majú kartu?
Len tým, ktorí súhlasili s obchodnými oznámeniami. Ostatní môžu mať kartu a upozornenia na odmeny, ale nie reklamu.
Môžem sa pýtať na narodeniny?
Áno, ak ich použijete na blahoželania, a najlepšie ako nepovinný údaj. Stačí deň a mesiac.
Čo mám robiť, ak ma zákazník požiada o vymazanie údajov?
Nájdite ho v zozname zákazníkov a vymažte jeho profil. Máte na to mesiac.