Înainte de toate
Acest articol e un ghid general pentru afaceri mici, nu consultanță juridică. Dacă ai întrebări despre cazul tău concret, întreabă-ți contabilul sau un specialist în protecția datelor. Autoritatea de referință în România este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), care publică ghiduri și informații gratuite.
Cere doar ce îți trebuie
Este principiul minimizării datelor: colectează doar datele indispensabile pentru ce urmează să faci. Pentru un card de fidelitate ajung de obicei numele și un email sau un telefon, ca să-l identifici pe client și să-i poți recupera cardul. Ziua de naștere doar dacă îi vei ura la mulți ani, și să fie opțională. Să ceri CNP-ul, adresa sau data de naștere completă pentru o cafea gratuită e excesiv.
Două permisiuni diferite
Aici apare cea mai frecventă greșeală. Sunt două lucruri diferite și e bine să le ții separat:
- Folosirea datelor pentru card: ștampile, premii, notificări despre propriul lui program. Clientul trebuie informat printr-o politică de confidențialitate clară înainte să se înscrie.
- Trimiterea de oferte și reclame: are nevoie de un consimțământ separat, o căsuță pe care clientul o bifează singur și care nu e bifată din start. Dacă nu o bifează, poate avea cardul la fel, dar nu-i trimite promoții.
E important ca clientul să poată avea cardul fără să accepte reclame: să condiționezi un lucru de celălalt nu e privit cu ochi buni.
Informează clar
În momentul înscrierii, clientul trebuie să știe cine e operatorul datelor lui (afacerea ta), pentru ce sunt folosite, cât timp sunt păstrate și cum își poate exercita drepturile. Un text scurt în formular, cu un link spre politica completă, e varianta obișnuită.
Drepturile lor
Clienții tăi îți pot cere oricând să își vadă datele, să le corecteze, să le șteargă sau să se opună folosirii lor pentru reclame. Trebuie să răspunzi în termen de o lună. În practică, cu un card digital e simplu: cauți clientul și îi corectezi sau îi ștergi fișa.
Cât timp le păstrezi
Cât timp clientul folosește cardul, are sens să le păstrezi. Dacă cineva nu a mai apărut de mult timp, e rezonabil să stabilești un termen și să-i ștergi sau să-i anonimizezi datele. Alege un termen și trece-l în politica ta de confidențialitate.
Dacă folosești o platformă externă
Când o firmă păstrează pentru tine datele clienților tăi, ea acționează ca persoană împuternicită, iar voi trebuie să aveți un contract care reglementează asta. Uită-te și unde sunt stocate datele și ce măsuri de securitate are.
În Fidelizando, numele, emailul și telefonul clienților tăi sunt stocate criptat în baza de date, înscrierea cere acceptarea politicii de confidențialitate și, separat, permisiunea de a primi oferte. Îți poți exporta clienții oricând vrei. Totul e explicat în politica noastră de confidențialitate.
Listă rapidă
- Cere doar numele și o modalitate de contact; restul, opțional.
- Căsuță separată și nebifată pentru oferte.
- Politică de confidențialitate vizibilă înainte de înscriere.
- Răspunde la cererile clienților în mai puțin de o lună.
- Stabilește un termen pentru ștergerea celor care nu revin.
- Contract cu platforma care păstrează datele.
Întrebări frecvente
Pot trimite oferte tuturor celor care au cardul?
Doar celor care și-au dat consimțământul pentru comunicări comerciale. Ceilalți își pot păstra cardul și notificările despre premii, dar fără reclame.
Pot cere ziua de naștere?
Da, dacă o vei folosi ca să-i urezi la mulți ani, și de preferat să fie opțională. Ajung ziua și luna.
Ce fac dacă un client îmi cere să-i șterg datele?
Caută-l în lista de clienți și șterge-i fișa. Ai o lună la dispoziție.