Úvodem
Tento článek je obecný průvodce pro malé podniky, nikoli právní poradenství. Máte-li pochybnosti o svém konkrétním případu, obraťte se na svou účetní nebo na odborníka na ochranu osobních údajů. Dozorovým úřadem je v Česku Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), který vydává bezplatné metodiky i pro malé firmy.
Chtějte jen to, co potřebujete
Jde o zásadu minimalizace údajů: shromažďujte jen údaje nezbytné pro to, co budete dělat. Pro věrnostní kartu obvykle stačí jméno a e-mail nebo telefon, abyste zákazníka poznali a mohli mu kartu obnovit. Datum narozenin jen tehdy, pokud mu budete přát, a ať je nepovinné. Chtít číslo občanky, adresu nebo celé datum narození kvůli kávě zdarma je přehnané.
Dvě různá svolení
Tady se dělá nejčastější chyba. Jde o dvě různé věci a je dobré je oddělit:
- Použití údajů pro kartu: razítka, odměny, upozornění k jeho vlastnímu programu. Zákazník musí být před registrací informován srozumitelnými zásadami ochrany osobních údajů.
- Zasílání nabídek a reklamy: k tomu je potřeba samostatný souhlas, políčko, které zákazník zaškrtne sám a které není předem zaškrtnuté. Pokud ho nezaškrtne, může mít kartu stejně, ale akce mu neposílejte.
Je důležité, aby zákazník mohl mít kartu, aniž by souhlasil s reklamou: podmiňovat jedno druhým se nedoporučuje.
Informujte jasně
Při registraci musí zákazník vědět, kdo je správcem jeho údajů (váš podnik), k čemu se používají, jak dlouho se uchovávají a jak může uplatnit svá práva. Obvyklé je krátké znění ve formuláři s odkazem na kompletní zásady.
Jejich práva
Vaši zákazníci po vás mohou kdykoli chtít, abyste jim ukázali jejich údaje, opravili je, smazali je, nebo mohou vznést námitku proti jejich použití k reklamě. Odpovědět musíte do jednoho měsíce. S digitální kartou je to v praxi snadné: zákazníka vyhledáte a jeho kartu opravíte nebo smažete.
Jak dlouho je uchovávat
Dokud zákazník kartu používá, dává smysl údaje uchovávat. Pokud se někdo dlouho neukázal, je rozumné stanovit lhůtu a jeho údaje smazat nebo anonymizovat. Lhůtu si určete a uveďte ji v zásadách ochrany osobních údajů.
Pokud používáte externí platformu
Když za vás údaje vašich zákazníků uchovává jiná firma, vystupuje jako zpracovatel a musíte spolu mít smlouvu, která to upravuje. Všímejte si také, kde se údaje ukládají a jaká má platforma bezpečnostní opatření.
Ve Fidelizandu se jméno, e-mail a telefon vašich zákazníků ukládají v databázi šifrovaně, registrace vyžaduje přijetí zásad ochrany osobních údajů a zvlášť svolení k zasílání nabídek. Zákazníky si můžete kdykoli exportovat. Vše je vysvětleno v našich zásadách ochrany osobních údajů.
Rychlý přehled
- Chtějte jen jméno a jeden kontakt; zbytek nepovinně.
- Samostatné a nezaškrtnuté políčko pro nabídky.
- Zásady ochrany osobních údajů viditelné před registrací.
- Na žádosti zákazníků odpovídejte do měsíce.
- Stanovte lhůtu pro smazání těch, kdo se nevracejí.
- Smlouva s platformou, která údaje uchovává.
Časté otázky
Můžu posílat nabídky všem, kdo mají kartu?
Jen těm, kdo dali souhlas se zasíláním obchodních sdělení. Ostatní mohou mít kartu i upozornění na odměny, ale ne reklamu.
Můžu chtít datum narozenin?
Ano, pokud ho použijete k blahopřání, a nejlépe jako nepovinný údaj. Stačí den a měsíc.
Co dělat, když mě zákazník požádá o smazání údajů?
Vyhledejte ho v seznamu zákazníků a smažte jeho kartu. Máte na to jeden měsíc.