Zanim zaczniesz
Ten artykuł to ogólny poradnik dla małych firm, a nie porada prawna. Jeśli masz wątpliwości w swojej konkretnej sprawie, skonsultuj się z biurem rachunkowym albo ze specjalistą od ochrony danych. Organem właściwym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), który publikuje bezpłatne poradniki.
Proś tylko o to, czego potrzebujesz
To zasada minimalizacji danych: zbieraj tylko dane niezbędne do tego, co zamierzasz zrobić. Przy karcie lojalnościowej zwykle wystarczy imię i e-mail albo numer telefonu, żeby rozpoznać klienta i odzyskać jego kartę. Datę urodzin tylko wtedy, gdy zamierzasz składać życzenia, i jako pole nieobowiązkowe. Proszenie o PESEL, adres albo pełną datę urodzenia w zamian za darmową kawę to przesada.
Dwie różne zgody
Tu pojawia się najczęstszy błąd. To dwie różne rzeczy i warto je rozdzielić:
- Używanie danych do obsługi karty: pieczątki, nagrody, powiadomienia o jego własnym programie. Klient musi zostać poinformowany przez jasną politykę prywatności, zanim się zapisze.
- Wysyłanie ofert i reklam: wymaga osobnej zgody, czyli pola, które klient zaznacza sam i które nie jest zaznaczone domyślnie. Jeśli go nie zaznaczy, może mieć kartę tak samo, ale nie wysyłaj mu promocji.
Ważne, żeby klient mógł mieć kartę bez zgody na reklamy: uzależnianie jednego od drugiego jest źle widziane.
Informuj jasno
W momencie zapisu klient musi wiedzieć, kto jest administratorem jego danych (twoja firma), do czego są używane, jak długo są przechowywane i jak może korzystać ze swoich praw. Zwykle wystarczy krótki tekst w formularzu z linkiem do pełnej polityki.
Prawa klientów
Twoi klienci mogą w każdej chwili poprosić o wgląd w swoje dane, ich poprawienie, usunięcie albo sprzeciwić się ich wykorzystywaniu do reklamy. Musisz odpowiedzieć w ciągu miesiąca. W praktyce z kartą cyfrową to proste: wyszukujesz klienta i poprawiasz albo usuwasz jego kartę klienta.
Jak długo je przechowywać
Dopóki klient korzysta z karty, przechowywanie danych ma sens. Jeśli ktoś od bardzo dawna się nie pojawia, rozsądnie jest ustalić termin i usunąć albo zanonimizować jego dane. Wybierz termin i wpisz go do polityki prywatności.
Jeśli korzystasz z zewnętrznej platformy
Gdy firma przechowuje dane twoich klientów w twoim imieniu, działa jako podmiot przetwarzający i musicie mieć umowę, która to reguluje. Zwróć też uwagę, gdzie dane są przechowywane i jakie ma zabezpieczenia.
W Fidelizando imię, e-mail i telefon twoich klientów są przechowywane w bazie danych w formie zaszyfrowanej, przy zapisie trzeba zaakceptować politykę prywatności, a osobno wyrazić zgodę na otrzymywanie ofert. Możesz wyeksportować klientów, kiedy chcesz. Wyjaśniamy to w naszej polityce prywatności.
Szybka lista
- Proś tylko o imię i jeden kontakt; reszta nieobowiązkowa.
- Osobne, niezaznaczone pole zgody na oferty.
- Polityka prywatności widoczna przed zapisem.
- Odpowiadaj na prośby klientów w ciągu miesiąca.
- Ustal termin usuwania danych tych, którzy nie wracają.
- Umowa z platformą, która przechowuje dane.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wysyłać oferty wszystkim, którzy mają kartę?
Tylko tym, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie informacji handlowych. Pozostali mogą mieć kartę i powiadomienia o nagrodach, ale nie reklamy.
Czy mogę pytać o datę urodzin?
Tak, jeśli zamierzasz składać życzenia, i najlepiej jako pole nieobowiązkowe. Wystarczy dzień i miesiąc.
Co zrobić, jeśli klient prosi o usunięcie danych?
Znajdź go na liście klientów i usuń jego kartę klienta. Masz na to miesiąc.