Mindenekelőtt
Ez a cikk általános útmutató kisvállalkozásoknak, nem jogi tanácsadás. Ha a saját esetével kapcsolatban kérdése van, forduljon könyvelőjéhez vagy egy adatvédelmi szakemberhez. Magyarországon az illetékes hatóság a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH), amely ingyenes tájékoztatókat is közzétesz.
Csak azt kérje, amire szüksége van
Ez az adattakarékosság elve: csak azokat az adatokat gyűjtse, amelyek ahhoz kellenek, amit tenni fog. Egy hűségkártyához általában elég a név és egy e-mail-cím vagy telefonszám, hogy azonosítsa az ügyfelet, és vissza tudja állítani a kártyáját. A születésnapot csak akkor, ha fel is akarja köszönteni, és az is legyen opcionális. Egy ingyen kávéért személyi igazolványszámot, lakcímet vagy teljes születési dátumot kérni túlzás.
Két különböző engedély
Itt történik a leggyakoribb hiba. Ez két különböző dolog, és érdemes szétválasztani őket:
- Az adatok használata a kártyához: pecsétek, jutalmak, a saját programjával kapcsolatos értesítések. Az ügyfelet a feliratkozás előtt egyértelmű adatvédelmi tájékoztatóval kell tájékoztatni.
- Ajánlatok és reklámok küldése: ehhez külön hozzájárulás kell, egy jelölőnégyzet, amelyet az ügyfél maga pipál be, és nincs előre bejelölve. Ha nem jelöli be, ugyanúgy megkaphatja a kártyáját, de ne küldjön neki akciókat.
Fontos, hogy az ügyfél reklámok elfogadása nélkül is megkaphassa a kártyát: az egyiket a másikhoz kötni nem helyes gyakorlat.
Tájékoztasson egyértelműen
A feliratkozáskor az ügyfélnek tudnia kell, ki az adatai kezelője (az Ön vállalkozása), mire használják őket, meddig őrzik, és hogyan gyakorolhatja a jogait. Általában egy rövid szöveg az űrlapon, linkkel a teljes tájékoztatóra.
Az ügyfelek jogai
Ügyfelei bármikor kérhetik, hogy betekinthessenek az adataikba, kijavíttassák, töröltessék őket, vagy tiltakozzanak az ellen, hogy reklámra használja őket. Egy hónapon belül kell válaszolnia. A gyakorlatban digitális kártyával ez egyszerű: megkeresi az ügyfelet, és javítja vagy törli az adatlapját.
Meddig őrizze meg őket
Amíg az ügyfél használja a kártyát, van értelme megőrizni az adatokat. Ha valaki nagyon régóta nem jelentkezett, észszerű egy határidőt kitűzni, és törölni vagy anonimizálni az adatait. Döntsön egy határidőről, és írja bele az adatvédelmi tájékoztatójába.
Ha külső platformot használ
Ha egy cég az Ön nevében tárolja az ügyfelei adatait, akkor adatfeldolgozóként jár el, és kettejük között szerződésnek kell ezt szabályoznia. Arra is figyeljen, hol tárolják az adatokat, és milyen biztonsági intézkedések vannak.
A Fidelizandóban ügyfelei neve, e-mail-címe és telefonszáma titkosítva van az adatbázisban, a feliratkozás kéri az adatvédelmi tájékoztató elfogadását, és külön az engedélyt az ajánlatokhoz. Ügyfeleit bármikor exportálhatja. Mindezt az adatvédelmi tájékoztatónkban írjuk le.
Gyors ellenőrzőlista
- Csak nevet és egy elérhetőséget kérjen; minden más legyen opcionális.
- Külön, előre be nem jelölt négyzet az ajánlatokhoz.
- Jól látható adatvédelmi tájékoztató a feliratkozás előtt.
- Egy hónapon belül válaszoljon ügyfelei kéréseire.
- Tűzzön ki határidőt azok törlésére, akik nem jönnek vissza.
- Szerződés a platformmal, amely az adatokat tárolja.
Gyakori kérdések
Küldhetek ajánlatot mindenkinek, akinek van kártyája?
Csak azoknak, akik hozzájárultak a kereskedelmi üzenetekhez. A többiek megkaphatják a kártyájukat és a jutalomértesítéseket, de reklámot nem.
Elkérhetem a születésnapot?
Igen, ha felköszöntésre használja, és jobb, ha opcionális. Elég a hónap és a nap.
Mit tegyek, ha egy ügyfél kéri az adatai törlését?
Keresse meg az ügyféllistájában, és törölje az adatlapját. Egy hónapja van rá.