Ensin tärkein
Tämä artikkeli on yleinen opas pienyrityksille, ei oikeudellinen neuvo. Jos sinulla on kysyttävää omasta tapauksestasi, kysy kirjanpitäjältäsi tai tietosuojan asiantuntijalta. Tietosuojavaltuutetun toimisto julkaisee maksuttomia ohjeita myös pienyrityksille.
Kysy vain sitä, mitä tarvitset
Tämä on tietojen minimoinnin periaate: kerää vain ne tiedot, jotka ovat välttämättömiä sille, mitä aiot tehdä. Kanta-asiakaskorttiin riittää yleensä nimi ja sähköposti tai puhelinnumero asiakkaan tunnistamiseen ja kortin palauttamiseen. Syntymäpäivä vain, jos aiot lähettää onnitteluja, ja vapaaehtoisena. Henkilötunnuksen, osoitteen tai koko syntymäajan kysyminen ilmaisen kahvin takia on liikaa.
Kaksi eri lupaa
Tässä tehdään yleisin virhe. Ne ovat kaksi eri asiaa, ja ne pitää pitää erillään:
- Tietojen käyttäminen korttiin: leimat, palkinnot, ilmoitukset hänen omasta ohjelmastaan. Asiakkaalle pitää kertoa selkeällä tietosuojaselosteella ennen liittymistä.
- Tarjousten ja mainonnan lähettäminen: tähän tarvitaan erillinen suostumus, ruutu, jonka asiakas rastittaa itse ja jota ei ole valmiiksi rastitettu. Jos hän ei rastita sitä, hänellä voi silti olla kortti, mutta älä lähetä hänelle kampanjoita.
On tärkeää, että asiakkaalla voi olla kortti hyväksymättä mainontaa: toisen asettaminen toisen ehdoksi ei ole hyvä käytäntö.
Kerro selkeästi
Liittyessään asiakkaan pitää tietää, kuka vastaa hänen tiedoistaan (yrityksesi), mihin niitä käytetään, kuinka kauan niitä säilytetään ja miten hän voi käyttää oikeuksiaan. Lyhyt teksti lomakkeessa ja linkki koko selosteeseen on tavallinen käytäntö.
Heidän oikeutensa
Asiakkaasi voivat milloin tahansa pyytää sinua näyttämään, korjaamaan tai poistamaan tietonsa tai vastustamaan niiden käyttöä mainontaan. Sinun pitää vastata kuukauden kuluessa. Digitaalisella kortilla se on käytännössä helppoa: etsit asiakkaan ja korjaat tai poistat hänen profiilinsa.
Kuinka kauan säilyttää
Niin kauan kuin asiakas käyttää korttia, säilyttäminen on perusteltua. Jos joku ei ole näkynyt pitkään aikaan, on järkevää asettaa määräaika ja poistaa tai anonymisoida hänen tietonsa. Päätä määräaika ja kirjaa se tietosuojaselosteeseesi.
Jos käytät ulkoista palvelua
Kun yritys säilyttää asiakkaidesi tietoja puolestasi, se toimii henkilötietojen käsittelijänä, ja tarvitset sitä koskevan sopimuksen. Tarkista myös, missä tiedot säilytetään ja mitä tietoturvatoimia on käytössä.
Fidelizandossa asiakkaidesi nimi, sähköposti ja puhelinnumero tallennetaan tietokantaan salattuina, liittyminen edellyttää tietosuojaselosteen hyväksymistä ja erikseen luvan tarjousten vastaanottamiseen. Voit viedä asiakkaasi milloin haluat. Se selitetään tietosuojaselosteessamme.
Nopea tarkistuslista
- Kysy vain nimi ja yksi yhteystieto; loput vapaaehtoisia.
- Erillinen, rastittamaton ruutu tarjouksille.
- Tietosuojaseloste näkyvissä ennen liittymistä.
- Vastaa asiakkaiden pyyntöihin kuukauden kuluessa.
- Määräaika palaamattomien asiakkaiden poistamiselle.
- Sopimus tiedot säilyttävän palvelun kanssa.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko lähettää tarjouksia kaikille, joilla on kortti?
Vain niille, jotka ovat suostuneet markkinointiviesteihin. Muilla voi olla korttinsa ja palkintoilmoitukset, mutta ei mainontaa.
Voinko kysyä syntymäpäivää?
Kyllä, jos käytät sitä onnitteluihin, ja mieluiten vapaaehtoisena. Päivä ja kuukausi riittävät.
Mitä teen, jos asiakas pyytää poistamaan tietonsa?
Etsi hänet asiakaslistastasi ja poista hänen profiilinsa. Sinulla on siihen kuukausi aikaa.