Πριν από όλα
Αυτό το άρθρο είναι ένας γενικός οδηγός για μικρές επιχειρήσεις, όχι νομική συμβουλή. Αν έχεις απορίες για τη δική σου περίπτωση, ρώτα τον λογιστή σου ή έναν επαγγελματία προστασίας δεδομένων. Η αρμόδια αρχή στην Ελλάδα είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, που έχει δωρεάν οδηγούς για μικρές επιχειρήσεις.
Ζήτα μόνο όσα χρειάζεσαι
Είναι η αρχή της ελαχιστοποίησης: συλλέγεις τα απολύτως απαραίτητα στοιχεία για αυτό που θα κάνεις. Για μια κάρτα πιστότητας συνήθως αρκεί το όνομα και ένα email ή ένα τηλέφωνο για να αναγνωρίζεις τον πελάτη και να ανακτά την κάρτα του. Τα γενέθλια μόνο αν θα του ευχηθείς, και προαιρετικά. Το να ζητάς ταυτότητα, διεύθυνση ή πλήρη ημερομηνία γέννησης για έναν δωρεάν καφέ είναι υπερβολικό.
Δύο διαφορετικές άδειες
Εδώ βρίσκεται το πιο συνηθισμένο λάθος. Είναι δύο διαφορετικά πράγματα και καλό είναι να τα ξεχωρίζεις:
- Η χρήση των στοιχείων του για την κάρτα: σφραγίδες, δώρα, ειδοποιήσεις του δικού του προγράμματος. Ο πελάτης πρέπει να ενημερώνεται με μια σαφή πολιτική απορρήτου πριν γραφτεί.
- Η αποστολή προσφορών και διαφημίσεων: χρειάζεται ξεχωριστή συγκατάθεση, ένα κουτάκι που τσεκάρει ο ίδιος ο πελάτης και δεν είναι ήδη τσεκαρισμένο. Αν δεν το τσεκάρει, μπορεί να έχει την κάρτα του κανονικά, αλλά μην του στέλνεις προωθητικά μηνύματα.
Είναι σημαντικό ο πελάτης να μπορεί να έχει την κάρτα χωρίς να αποδεχτεί διαφημίσεις: το να εξαρτάς το ένα από το άλλο δεν θεωρείται σωστό.
Ενημέρωνε με σαφήνεια
Τη στιγμή της εγγραφής, ο πελάτης πρέπει να ξέρει ποιος είναι ο υπεύθυνος για τα δεδομένα του (η επιχείρησή σου), για ποιο σκοπό χρησιμοποιούνται, πόσο καιρό φυλάσσονται και πώς ασκεί τα δικαιώματά του. Ένα σύντομο κείμενο στη φόρμα με σύνδεσμο στην πλήρη πολιτική είναι το σύνηθες.
Τα δικαιώματά του
Οι πελάτες σου μπορούν να σου ζητήσουν οποιαδήποτε στιγμή να δουν τα δεδομένα τους, να τα διορθώσουν, να τα διαγράψουν ή να αντιταχθούν στη χρήση τους για διαφήμιση. Πρέπει να απαντήσεις μέσα σε έναν μήνα. Στην πράξη, με μια ψηφιακή κάρτα αυτό είναι απλό: βρίσκεις τον πελάτη και διορθώνεις ή διαγράφεις την καρτέλα του.
Πόσο καιρό να τα κρατάς
Όσο ο πελάτης χρησιμοποιεί την κάρτα, έχει νόημα να τα κρατάς. Αν κάποιος λείπει πολύ καιρό, το λογικό είναι να ορίσεις μια προθεσμία και να διαγράφεις ή να ανωνυμοποιείς τα δεδομένα του. Αποφάσισε μια προθεσμία και γράψ’ τη στην πολιτική απορρήτου σου.
Αν χρησιμοποιείς εξωτερική πλατφόρμα
Όταν μια εταιρεία φυλάει τα δεδομένα των πελατών σου για λογαριασμό σου, ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία, και πρέπει να έχετε μια σύμβαση που το ρυθμίζει. Πρόσεξε επίσης πού αποθηκεύονται τα δεδομένα και τι μέτρα ασφαλείας έχει.
Στο Fidelizando το όνομα, το email και το τηλέφωνο των πελατών σου αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα στη βάση δεδομένων, η εγγραφή ζητά αποδοχή της πολιτικής απορρήτου και, ξεχωριστά, άδεια για να λαμβάνουν προσφορές. Μπορείς να εξαγάγεις τους πελάτες σου όποτε θέλεις. Το εξηγούμε στην πολιτική απορρήτου μας.
Γρήγορη λίστα
- Ζήτα μόνο όνομα και ένα στοιχείο επικοινωνίας· τα υπόλοιπα, προαιρετικά.
- Κουτάκι για προσφορές ξεχωριστό και χωρίς προεπιλογή.
- Πολιτική απορρήτου ορατή πριν από την εγγραφή.
- Απάντα στα αιτήματα των πελατών σου σε λιγότερο από έναν μήνα.
- Όρισε προθεσμία για να διαγράφεις όσους δεν επιστρέφουν.
- Σύμβαση με την πλατφόρμα που φυλάει τα δεδομένα.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να στέλνω προσφορές σε όλους όσους έχουν την κάρτα;
Μόνο σε όσους έχουν δώσει τη συγκατάθεσή τους για να λαμβάνουν εμπορικές επικοινωνίες. Οι υπόλοιποι μπορούν να έχουν την κάρτα τους και τις ειδοποιήσεις για τα δώρα, αλλά όχι διαφημίσεις.
Μπορώ να ζητήσω την ημερομηνία γενεθλίων;
Ναι, αν θα τη χρησιμοποιήσεις για να ευχηθείς, και καλύτερα να είναι προαιρετική. Αρκούν η μέρα και ο μήνας.
Τι κάνω αν ένας πελάτης μού ζητήσει να διαγράψω τα δεδομένα του;
Βρες τον στη λίστα πελατών σου και διάγραψε την καρτέλα του. Έχεις προθεσμία έναν μήνα.