Najprej
Ta članek je splošen vodnik za mala podjetja, ne pravni nasvet. Če imate vprašanja o svojem primeru, se obrnite na računovodjo ali strokovnjaka za varstvo podatkov. Informacijski pooblaščenec (ip-rs.si) objavlja brezplačne smernice, ki so koristne tudi za mala podjetja.
Zahtevajte le, kar potrebujete
To je načelo najmanjšega obsega podatkov: zbirajte le podatke, ki so nujni za to, kar boste počeli. Za kartico zvestobe običajno zadostujeta ime ter e-naslov ali telefonska številka, da stranko prepoznate in ji kartico obnovite. Rojstni dan le, če boste pošiljali čestitke, in naj bo neobvezen. Zahtevati EMŠO, naslov ali celoten datum rojstva za brezplačno kavo je pretirano.
Dve različni dovoljenji
Tu se zgodi najpogostejša napaka. Gre za dve različni stvari, ki ju je treba ločiti:
- Uporaba podatkov za kartico: žigi, nagrade, obvestila o njenem lastnem programu. Stranka mora biti pred prijavo obveščena z jasno politiko zasebnosti.
- Pošiljanje ponudb in oglasov: za to je potrebno ločeno soglasje, polje, ki ga stranka označi sama in ni vnaprej označeno. Če ga ne označi, lahko kartico še vedno ima, promocij pa ji ne pošiljajte.
Pomembno je, da stranka lahko ima kartico, ne da bi sprejela oglaševanje: pogojevanje enega z drugim ni dobro sprejeto.
Jasno obveščajte
Ob prijavi mora stranka vedeti, kdo je upravljavec njenih podatkov (vaše podjetje), za kaj se uporabljajo, kako dolgo se hranijo in kako uveljavlja svoje pravice. Običajno je kratko besedilo v obrazcu s povezavo do celotne politike.
Njihove pravice
Stranke lahko kadar koli zahtevajo, da njihove podatke vidijo, popravijo, izbrišejo ali ugovarjajo njihovi uporabi za oglaševanje. Odgovoriti morate v enem mesecu. Z digitalno kartico je to v praksi preprosto: poiščete stranko in popravite ali izbrišete njen profil.
Kako dolgo jih hraniti
Dokler stranka uporablja kartico, je hramba smiselna. Če se nekdo dolgo ni pojavil, je razumno določiti rok in njegove podatke izbrisati ali anonimizirati. Določite rok in ga zapišite v politiko zasebnosti.
Če uporabljate zunanjo platformo
Ko podjetje za vas hrani podatke vaših strank, deluje kot obdelovalec, zato potrebujete pogodbo, ki to ureja. Preverite tudi, kje so podatki shranjeni in kakšni varnostni ukrepi veljajo.
V Fidelizandu so ime, e-naslov in telefon vaših strank v bazi shranjeni šifrirano, prijava zahteva sprejem politike zasebnosti in ločeno dovoljenje za prejemanje ponudb. Stranke lahko izvozite kadar koli. Razloženo je v naši politiki zasebnosti.
Hiter kontrolni seznam
- Zahtevajte le ime in en kontakt, vse drugo neobvezno.
- Ločeno, neoznačeno polje za ponudbe.
- Politika zasebnosti vidna pred prijavo.
- Odgovor na zahteve strank v enem mesecu.
- Rok za izbris strank, ki se ne vračajo.
- Pogodba s platformo, ki hrani podatke.
Pogosta vprašanja
Ali lahko pošiljam ponudbe vsem, ki imajo kartico?
Le tistim, ki so privolili v tržna sporočila. Drugi lahko imajo kartico in obvestila o nagradah, oglasov pa ne.
Ali lahko vprašam za rojstni dan?
Da, če ga boste uporabili za čestitke, in raje kot neobvezen podatek. Dan in mesec zadostujeta.
Kaj naredim, če stranka zahteva izbris podatkov?
Poiščite jo na seznamu strank in izbrišite njen profil. Za to imate en mesec.