Om te beginnen
Dit artikel is een algemene handleiding voor kleine zaken, geen juridisch advies. Twijfel je over jouw concrete situatie, vraag dan je boekhouder of een specialist in gegevensbescherming om advies. De toezichthouder in Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), die op haar website gratis informatie heeft voor ondernemers.
Vraag alleen wat je nodig hebt
Dat is het beginsel van dataminimalisatie: verzamel alleen de gegevens die echt nodig zijn voor wat je gaat doen. Voor een klantenkaart is een naam en een e-mailadres of telefoonnummer meestal genoeg om de klant te herkennen en zijn kaart terug te halen. De verjaardag alleen als je hem gaat feliciteren, en dan optioneel. Een BSN, adres of volledige geboortedatum vragen voor een gratis koffie is overdreven.
Twee verschillende toestemmingen
Hier gaat het het vaakst mis. Het zijn twee verschillende dingen en je houdt ze het best gescheiden:
- Zijn gegevens gebruiken voor de kaart: stempels, beloningen, berichten over zijn eigen programma. De klant moet vóór de aanmelding worden geïnformeerd met een duidelijk privacybeleid.
- Hem aanbiedingen en reclame sturen: daarvoor is aparte toestemming nodig, een vakje dat de klant zelf aanvinkt en dat niet vooraf is aangevinkt. Vinkt hij het niet aan, dan kan hij zijn kaart gewoon hebben, maar stuur je hem geen acties.
Dat de klant de kaart kan hebben zonder reclame te accepteren is belangrijk: het een afhankelijk maken van het ander wordt niet goed gezien.
Informeer duidelijk
Bij de aanmelding moet de klant weten wie verantwoordelijk is voor zijn gegevens (jouw zaak), waarvoor ze worden gebruikt, hoe lang ze worden bewaard en hoe hij zijn rechten uitoefent. Een korte tekst in het formulier met een link naar het volledige beleid is gebruikelijk.
Hun rechten
Je klanten kunnen je op elk moment vragen om hun gegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of bezwaar te maken tegen het gebruik ervan voor reclame. Je moet binnen een maand reageren. In de praktijk is dat met een digitale kaart eenvoudig: je zoekt de klant op en past zijn profiel aan of verwijdert het.
Hoe lang je ze bewaart
Zolang de klant de kaart gebruikt, is het logisch om ze te bewaren. Is iemand al heel lang niet geweest, dan is het redelijk om een termijn vast te stellen en zijn gegevens te verwijderen of te anonimiseren. Kies een termijn en zet die in je privacybeleid.
Als je een extern platform gebruikt
Bewaart een bedrijf de gegevens van je klanten voor jou, dan is dat een verwerker, en moeten jullie een verwerkersovereenkomst hebben die dat regelt. Let ook op waar de gegevens worden opgeslagen en welke beveiligingsmaatregelen er zijn.
In Fidelizando worden de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van je klanten versleuteld in de database opgeslagen, vraagt de aanmelding om akkoord met het privacybeleid en, apart daarvan, om toestemming voor aanbiedingen. Je kunt je klanten exporteren wanneer je wilt. Het staat uitgelegd in ons privacybeleid.
Snelle checklist
- Vraag alleen een naam en een contactgegeven; de rest optioneel.
- Een apart, niet-aangevinkt vakje voor aanbiedingen.
- Een zichtbaar privacybeleid vóór de aanmelding.
- Reageer binnen een maand op verzoeken van je klanten.
- Stel een termijn vast om wie niet terugkomt te verwijderen.
- Een verwerkersovereenkomst met het platform dat de gegevens bewaart.
Veelgestelde vragen
Mag ik aanbiedingen sturen naar iedereen die de kaart heeft?
Alleen naar wie toestemming heeft gegeven voor commerciële berichten. De anderen kunnen hun kaart en hun beloningsmeldingen hebben, maar geen reclame.
Mag ik om de verjaardag vragen?
Ja, als je die gebruikt om de klant te feliciteren, en liefst optioneel. Dag en maand zijn genoeg.
Wat doe ik als een klant vraagt zijn gegevens te verwijderen?
Zoek hem op in je klantenlijst en verwijder zijn profiel. Je hebt daar een maand voor.