GDPR og loyalitetsprogrammer: det skal din virksomhed overholde

Først og fremmest

Denne artikel er en generel vejledning til små virksomheder, ikke juridisk rådgivning. Er du i tvivl om din konkrete situation, så spørg din revisor eller en fagperson inden for databeskyttelse. Den ansvarlige myndighed i Danmark er Datatilsynet, som har gratis vejledninger på sin hjemmeside.

Bed kun om det, du har brug for

Det er princippet om dataminimering: indsaml kun de oplysninger, der er nødvendige for det, du vil gøre. Til et stempelkort er det som regel nok med navnet og en e-mail eller et telefonnummer til at identificere kunden og finde kortet igen. Fødselsdagen kun, hvis du vil ønske tillykke, og den skal være frivillig. At bede om CPR-nummer, adresse eller fuld fødselsdato for en gratis kaffe er for meget.

To forskellige tilladelser

Her er den mest almindelige fejl. Det er to forskellige ting, og de bør holdes adskilt:

• At bruge deres oplysninger til kortet: stempler, belønninger, beskeder om deres eget program. Kunden skal informeres med en klar privatlivspolitik, før de tilmelder sig.
• At sende dem tilbud og reklame: det kræver et separat samtykke, et felt, som kunden selv sætter flueben i, og som ikke er afkrydset på forhånd. Sætter de ikke flueben, kan de stadig have deres kort, men send dem ikke kampagner.

Det er vigtigt, at kunden kan have kortet uden at sige ja til reklame: at gøre det ene til en betingelse for det andet bliver ikke set med milde øjne.

Informer tydeligt

Når kunden tilmelder sig, skal de vide, hvem der er dataansvarlig (din forretning), hvad oplysningerne bruges til, hvor længe de gemmes, og hvordan de kan gøre deres rettigheder gældende. En kort tekst i formularen med et link til den fulde politik er det almindelige.

Deres rettigheder

Dine kunder kan til enhver tid bede dig om at se deres oplysninger, rette dem, slette dem eller gøre indsigelse mod, at du bruger dem til reklame. Du skal svare inden for en måned. I praksis er det nemt med et digitalt kort: du søger kunden frem og retter eller sletter deres kundekort.

Hvor længe du må gemme dem

Så længe kunden bruger kortet, giver det mening at gemme dem. Har nogen ikke vist sig i lang tid, er det fornuftigt at fastsætte en frist og slette eller anonymisere deres oplysninger. Beslut en frist, og skriv den i din privatlivspolitik.

Hvis du bruger en ekstern platform

Når en virksomhed gemmer dine kunders oplysninger for dig, er den databehandler, og I skal have en databehandleraftale, der regulerer det. Se også efter, hvor oplysningerne gemmes, og hvilke sikkerhedsforanstaltninger der er.

I Fidelizando gemmes dine kunders navn, e-mail og telefonnummer krypteret i databasen, tilmeldingen kræver accept af privatlivspolitikken og separat tilladelse til at modtage tilbud. Du kan eksportere dine kunder, når du vil. Det er forklaret i vores privatlivspolitik.

Hurtig tjekliste

• Bed kun om navn og én kontaktoplysning; resten frivilligt.
• Separat felt til tilbud uden forudsat flueben.
• Synlig privatlivspolitik før tilmelding.
• Svar på dine kunders henvendelser inden for en måned.
• Fastsæt en frist for at slette dem, der ikke kommer igen.
• Databehandleraftale med den platform, der gemmer oplysningerne.

Ofte stillede spørgsmål