Antes de mais
Este artigo é um guia geral para pequenos negócios, não aconselhamento jurídico. Se tiver dúvidas sobre o seu caso concreto, consulte o seu contabilista ou um profissional de proteção de dados. Em Portugal, a CNPD (Comissão Nacional de Proteção de Dados) disponibiliza informação gratuita para pequenas empresas.
Peça só o que precisa
É o princípio da minimização: recolha os dados imprescindíveis para o que vai fazer. Para um cartão de fidelização costuma bastar o nome e um email ou telefone para identificar o cliente e recuperar o cartão. A data de aniversário só se o for felicitar, e que seja opcional. Pedir documento de identificação, morada ou data de nascimento completa por um café grátis é excessivo.
Duas autorizações diferentes
Aqui está o erro mais habitual. São duas coisas diferentes e convém separá-las:
- Usar os dados para o cartão: carimbos, prémios, avisos do seu próprio programa. O cliente deve ser informado com uma política de privacidade clara antes de se registar.
- Enviar-lhe ofertas e publicidade: precisa de um consentimento à parte, uma caixa que o próprio cliente assinala e que não vem assinalada por defeito. Se não a assinalar, pode ter o cartão na mesma, mas não lhe envie promoções.
É importante que o cliente possa ter o cartão sem aceitar publicidade: condicionar uma coisa à outra não é bem visto.
Informe com clareza
No momento do registo, o cliente deve saber quem é o responsável pelos seus dados (o seu negócio), para que se usam, quanto tempo se guardam e como exercer os seus direitos. Um texto curto no formulário com um link para a política completa é o habitual.
Os direitos dele
Os seus clientes podem pedir-lhe a qualquer momento para ver os seus dados, corrigi-los, apagá-los ou opor-se ao seu uso para publicidade. Tem de responder no prazo de um mês. Na prática, com um cartão digital é simples: procura o cliente e corrige ou elimina a ficha.
Quanto tempo guardá-los
Enquanto o cliente usar o cartão, faz sentido guardá-los. Se alguém está há muito tempo sem aparecer, o razoável é fixar um prazo e apagar ou anonimizar os dados. Decida um prazo e indique-o na sua política de privacidade.
Se usar uma plataforma externa
Quando uma empresa guarda os dados dos seus clientes por si, atua como subcontratante, e devem ter um contrato que o regule. Veja também onde se guardam os dados e que medidas de segurança tem.
No Fidelizando o nome, o email e o telefone dos seus clientes guardam-se cifrados na base de dados, o registo pede a aceitação da política de privacidade e, à parte, a autorização para receber ofertas. Pode exportar os seus clientes quando quiser. Está explicado na nossa política de privacidade.
Lista rápida
- Peça só nome e um contacto; o resto, opcional.
- Caixa de ofertas à parte e sem assinalar.
- Política de privacidade visível antes do registo.
- Responda aos pedidos dos clientes em menos de um mês.
- Fixe um prazo para apagar quem não volta.
- Contrato com a plataforma que guarda os dados.
Perguntas frequentes
Posso enviar ofertas a todos os que têm o cartão?
Só aos que deram consentimento para receber comunicações comerciais. Os restantes podem ter o cartão e os avisos de prémio, mas não publicidade.
Posso pedir a data de aniversário?
Sim, se a usar para felicitar, e melhor que seja opcional. Basta o dia e o mês.
O que faço se um cliente me pedir para apagar os dados?
Procure-o na lista de clientes e elimine a ficha. Tem um mês para o fazer.