Prima di tutto
Questo articolo è una guida generale per piccole attività, non una consulenza legale. Se hai dubbi sul tuo caso concreto, chiedi al tuo commercialista o a un professionista della protezione dei dati. In Italia il Garante per la protezione dei dati personali pubblica guide gratuite per le piccole imprese.
Chiedi solo quello che ti serve
È il principio di minimizzazione: raccogli solo i dati indispensabili per ciò che farai. Per una carta fedeltà di solito bastano il nome e un’email o un telefono per identificare il cliente e recuperare la sua carta. La data di compleanno solo se vuoi fargli gli auguri, e facoltativa. Chiedere documento d’identità, indirizzo o data di nascita completa per un caffè gratis è eccessivo.
Due permessi diversi
Qui sta l’errore più comune. Sono due cose diverse e conviene separarle:
- Usare i suoi dati per la carta: timbri, premi, avvisi del suo programma. Il cliente deve essere informato con un’informativa sulla privacy chiara prima di iscriversi.
- Inviargli offerte e pubblicità: serve un consenso separato, una casella che il cliente spunta da solo e che non è già spuntata. Se non la spunta, può avere comunque la carta, ma non mandargli promozioni.
È importante che il cliente possa avere la carta senza accettare la pubblicità: condizionare l’una all’altra non è ben visto.
Informa con chiarezza
Al momento dell’iscrizione, il cliente deve sapere chi è il titolare dei suoi dati (la tua attività), a cosa servono, per quanto tempo si conservano e come esercitare i suoi diritti. Di solito basta un breve testo nel modulo con un link all’informativa completa.
I suoi diritti
I tuoi clienti possono chiederti in qualsiasi momento di vedere i loro dati, correggerli, cancellarli o opporsi al loro uso per la pubblicità. Devi rispondere entro un mese. In pratica, con una carta digitale è semplice: cerchi il cliente e correggi o elimini la sua scheda.
Per quanto conservarli
Finché il cliente usa la carta ha senso conservarli. Se qualcuno non si fa vedere da molto tempo, è ragionevole fissare un termine e cancellare o anonimizzare i suoi dati. Decidi un termine e scrivilo nell’informativa sulla privacy.
Se usi una piattaforma esterna
Quando un’azienda conserva i dati dei tuoi clienti per te, agisce come responsabile del trattamento, e dovete avere un contratto che lo regoli. Guarda anche dove sono conservati i dati e quali misure di sicurezza ci sono.
Con Fidelizando nome, email e telefono dei tuoi clienti sono conservati cifrati nel database, l’iscrizione chiede di accettare l’informativa e, a parte, il permesso per ricevere offerte. Puoi esportare i tuoi clienti quando vuoi. È spiegato nella nostra informativa sulla privacy.
Lista rapida
- Chiedi solo nome e un contatto; il resto, facoltativo.
- Casella per le offerte separata e non spuntata.
- Informativa sulla privacy visibile prima dell’iscrizione.
- Rispondi alle richieste dei clienti entro un mese.
- Fissa un termine per cancellare chi non torna.
- Contratto con la piattaforma che conserva i dati.
Domande frequenti
Posso mandare offerte a tutti quelli che hanno la carta?
Solo a chi ha dato il consenso a ricevere comunicazioni commerciali. Gli altri possono avere la carta e gli avvisi del premio, ma non pubblicità.
Posso chiedere la data di compleanno?
Sì, se la usi per fare gli auguri, e meglio se facoltativa. Bastano giorno e mese.
Cosa faccio se un cliente mi chiede di cancellare i suoi dati?
Cercalo nella tua lista clienti ed elimina la sua scheda. Hai un mese di tempo.