Vorab
Dieser Artikel ist ein allgemeiner Leitfaden für kleine Geschäfte, keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu Ihrem konkreten Fall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung oder an eine Datenschutzfachkraft. Die Datenschutzbehörden in Deutschland, Österreich und der Schweiz bieten kostenlose Leitfäden für kleine Unternehmen.
Fragen Sie nur ab, was Sie brauchen
Das ist der Grundsatz der Datenminimierung: Erheben Sie nur die Daten, die für Ihren Zweck nötig sind. Für eine Kundenkarte genügen meist Name und E-Mail oder Telefonnummer, um den Kunden zu erkennen und die Karte wiederherzustellen. Den Geburtstag nur, wenn Sie gratulieren wollen, und freiwillig. Ausweisnummer, Adresse oder vollständiges Geburtsdatum für einen Gratis-Kaffee sind zu viel.
Zwei verschiedene Erlaubnisse
Hier passiert der häufigste Fehler. Es sind zwei verschiedene Dinge, die getrennt gehören:
- Daten für die Karte nutzen: Stempel, Prämien, Hinweise zum eigenen Programm. Der Kunde muss vor der Anmeldung über eine klare Datenschutzerklärung informiert werden.
- Angebote und Werbung senden: Dafür braucht es eine gesonderte Einwilligung, ein Kästchen, das der Kunde selbst ankreuzt und das nicht vorab angekreuzt ist. Kreuzt er es nicht an, bekommt er trotzdem seine Karte, aber keine Werbung.
Wichtig ist, dass der Kunde die Karte auch ohne Werbezustimmung bekommt: Das eine vom anderen abhängig zu machen, ist problematisch.
Klar informieren
Bei der Anmeldung muss der Kunde wissen, wer für seine Daten verantwortlich ist (Ihr Geschäft), wofür sie genutzt werden, wie lange sie gespeichert werden und wie er seine Rechte ausübt. Üblich ist ein kurzer Text im Formular mit Link zur vollständigen Erklärung.
Seine Rechte
Ihre Kunden können jederzeit verlangen, ihre Daten einzusehen, zu berichtigen, zu löschen oder der Werbenutzung zu widersprechen. Sie müssen innerhalb eines Monats antworten. Mit einer digitalen Karte ist das einfach: Kunden suchen und das Profil korrigieren oder löschen.
Wie lange speichern
Solange der Kunde die Karte nutzt, ist die Speicherung sinnvoll. Ist jemand lange nicht mehr erschienen, sollten Sie eine Frist festlegen und die Daten löschen oder anonymisieren. Legen Sie die Frist fest und nennen Sie sie in Ihrer Datenschutzerklärung.
Wenn Sie eine externe Plattform nutzen
Speichert ein Unternehmen die Daten Ihrer Kunden für Sie, ist es Auftragsverarbeiter, und Sie brauchen einen Vertrag darüber (AV-Vertrag). Achten Sie auch darauf, wo die Daten liegen und welche Sicherheitsmaßnahmen es gibt.
Bei Fidelizando werden Name, E-Mail und Telefonnummer Ihrer Kunden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, die Anmeldung verlangt die Zustimmung zur Datenschutzerklärung und gesondert die Erlaubnis für Angebote. Sie können Ihre Kunden jederzeit exportieren. Alles steht in unserer Datenschutzerklärung.
Kurze Checkliste
- Nur Name und einen Kontakt abfragen, der Rest freiwillig.
- Ein separates, nicht angekreuztes Kästchen für Angebote.
- Datenschutzerklärung vor der Anmeldung sichtbar.
- Anfragen Ihrer Kunden innerhalb eines Monats beantworten.
- Eine Frist festlegen, um Kunden zu löschen, die nicht wiederkommen.
- Ein Vertrag mit der Plattform, die die Daten speichert.
Häufige Fragen
Darf ich allen Karteninhabern Angebote senden?
Nur denen, die in Werbung eingewilligt haben. Die anderen bekommen ihre Karte und Prämienhinweise, aber keine Werbung.
Darf ich nach dem Geburtstag fragen?
Ja, wenn Sie ihn zum Gratulieren nutzen, und am besten freiwillig. Tag und Monat genügen.
Was tue ich, wenn ein Kunde die Löschung seiner Daten verlangt?
Suchen Sie ihn in Ihrer Kundenliste und löschen Sie sein Profil. Sie haben dafür einen Monat Zeit.