Antes de nada
Este artículo es una guía general para pequeños negocios, no asesoramiento legal. Si tienes dudas sobre tu caso concreto, consulta con tu gestoría o con un profesional de protección de datos. La autoridad de referencia en España es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que tiene guías gratuitas para pymes.
Pide solo lo que necesitas
Es el principio de minimización: recoge los datos imprescindibles para lo que vas a hacer. Para una tarjeta de fidelidad suele bastar con el nombre y un email o un teléfono para identificar al cliente y recuperar su tarjeta. La fecha de cumpleaños solo si vas a felicitarle, y que sea opcional. Pedir DNI, dirección o fecha de nacimiento completa para un café gratis es excesivo.
Dos permisos distintos
Aquí está el error más habitual. Son dos cosas diferentes y conviene separarlas:
- Usar sus datos para la tarjeta: sellos, premios, avisos de su propio programa. El cliente debe ser informado con una política de privacidad clara antes de darse de alta.
- Enviarle ofertas y publicidad: necesita un consentimiento aparte, una casilla que el cliente marca él mismo y que no viene marcada de serie. Si no la marca, puede tener su tarjeta igual, pero no le mandes promociones.
Que el cliente pueda tener la tarjeta sin aceptar publicidad es importante: condicionar una cosa a la otra no está bien visto.
Informa con claridad
En el momento de darse de alta, el cliente debe saber quién es el responsable de sus datos (tu negocio), para qué se usan, cuánto tiempo se guardan y cómo ejercer sus derechos. Un texto corto en el formulario con un enlace a la política completa es lo habitual.
Sus derechos
Tus clientes pueden pedirte en cualquier momento ver sus datos, corregirlos, borrarlos u oponerse a que los uses para publicidad. Tienes que responder en el plazo de un mes. En la práctica, con una tarjeta digital esto es sencillo: buscas al cliente y corriges o eliminas su ficha.
Cuánto tiempo guardarlos
Mientras el cliente use la tarjeta tiene sentido guardarlos. Si alguien lleva mucho tiempo sin aparecer, lo razonable es fijar un plazo y borrar o anonimizar sus datos. Decide un plazo y ponlo en tu política de privacidad.
Si usas una plataforma externa
Cuando una empresa guarda los datos de tus clientes por ti, actúa como encargado del tratamiento, y debéis tener un contrato que lo regule. Fíjate también en dónde se guardan los datos y en qué medidas de seguridad tiene.
En Fidelizando el nombre, el email y el teléfono de tus clientes se guardan cifrados en la base de datos, el alta pide la aceptación de la privacidad y, aparte, el permiso para recibir ofertas. Puedes exportar tus clientes cuando quieras. Lo tienes explicado en nuestra política de privacidad.
Lista rápida
- Pide solo nombre y un contacto; el resto, opcional.
- Casilla de ofertas aparte y sin marcar.
- Política de privacidad visible antes del alta.
- Responde a las peticiones de tus clientes en menos de un mes.
- Fija un plazo para borrar a quien no vuelve.
- Contrato con la plataforma que guarda los datos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo mandar ofertas a todos los que tienen la tarjeta?
Solo a los que han dado su consentimiento para recibir comunicaciones comerciales. Los demás pueden tener su tarjeta y sus avisos de premio, pero no publicidad.
¿Puedo pedir la fecha de cumpleaños?
Sí, si la vas a usar para felicitarle, y mejor que sea opcional. Basta con el día y el mes.
¿Qué hago si un cliente me pide borrar sus datos?
Búscalo en tu lista de clientes y elimina su ficha. Tienes un mes para hacerlo.